L’outil pratique de réservation de RDV quand on fait de l’hypnose

En démarrant mon activité de praticienne en hypnose, l’autonomie était pour moi importante, à tous les niveaux. Que ce soit dans la façon d’exercer mon activité que dans les outils utilisés, et en particulier sur le fait d’avoir un outil pratique de réservation de RDV. Le fameux agenda en ligne. Et je vais de suite vous expliquer pourquoi c’est un outil indispensable dans l’activité de praticien en hypnose.

Avantages d’un outil de réservation de RDV

Chacun à des besoins différents et pour ma part, avoir un outil de réservation de RDV était nécessaire pour répondre à mes besoins mais aussi à ceux de mes clients.

Prise de RDV facile côté client

Aujourd’hui, la prise de RDV se fait principalement en ligne sans avoir obligatoirement d’interlocuteur. Et si on se met côté client, cela veut dire que l’on a :

• une flexibilité dans l’heure et le jour de réservation. On peut le faire 24H/24 7J/7J (même la nuit, lors d’une insomnie) sans être contraint par les horaires de bureau de notre prestataire
• un accès direct à l’agenda en ligne du praticien. Si il y a des disponibilités, on peut très vite vérifier avec notre propre agenda pour réserver.
• une facilité de prise de RDV : merci internet. L’agenda est souvent directement accessible quand on cherche le praticien en hypnose.

Liberté dans l’agenda en ligne pour moi

Prendre le choix d’avoir un outil de réservation de RDV en ligne en tant que praticienne en hypnose m’est propre et je vous livre ici pourquoi c’est outil est important pour moi :

• Mise à jour en temps réel de mon agenda : un rdv pris = mise à jour aussitôt (Google pour moi). Cela me permet d’avoir une vue très rapide sur mon emploi du temps.
• Plus de temps libre sur ce qui me paraît plus important : mes consultations, mon suivi clients, etc. Prendre les RDV par téléphone peut être très chronophage et m’obligerait à avoir une flexibilité très différente de mon emploi du temps. Je préfère mettre mon temps là où cela me paraît le plus important.
• Souplesse dans ma vie personnelle et professionnelle : possibilité de bloquer/débloquer simplement mon agenda dans le futur, en cas de vacances ou rdv chez le dentiste par exemple.

Le choix de l’outil de réservation

Au début de mon activité, j’avais besoin de visibilité. Comme beaucoup d’entreprise qui démarre une activité d’accompagnement ou de thérapeute, me direz vous. A l’époque, j’ai d’abord choisi comme outil de réservation Doctolib. Aïe. A refaire, je me serais peut être abstenue, je vous en ai parlé ici et j’ai ensuite troqué pour Calendly, je vous mets ici les points qui ont fait la différence.

Doctolib, entre rêve et réalité sur les RDV

Doctolib, c’est un peu le « rêve » pour les praticiens comme outil de réservation de RDV en ligne.

Avantages selon Doctolib :

• Visibilité améliorée et gérée par Doctolib
• Promesse alléchante d’augmenter son nombre de RDV rapidement
• Réduire le temps de gestion de secrétariat

Inconvénients premiers que j’ai pu noter :

• Le coût. 129€/mois en 2019, c’est un budget conséquent. Et ça a augmenté depuis.
• Manque de souplesse de l’agenda car pas de connexion avec un agenda personnel
• Des avantages pas si avantageux que cela dont je vous parle ici.

Calendly, un choix idéal pour les rdv en ligne

Passée mon expérience Doctolib, je me suis tournée vers Calendly (vous pouvez voir une présentation de mon agenda ici). Calendly a une souplesse et facilité d’utilisation. Surtout, c’est l’outil qui me paraît le plus pratique pour gérer la réservation de RDV. Calendly a deux versions principales :

La version gratuite de Calendly

• De faire des économies car il existe une version gratuite. Génial non?
• Mise à jour en temps réel de mon agenda : un rdv pris = mise à jour aussitôt (Google pour moi). Un vrai plaisir de constater de nouveaux RDV alors qu’on était en train de faire autre chose.
• Souplesse sur mon agenda. Via mon smartphone, je peux bloquer mon agenda très facilement en cas de besoin et également replanifier des RDV (tout en prévenant mes clients bien sûr).

La version payante de Calendly

J’utilise la version payante de Calendly (la version « Professional ») car il y a certaines avantages pour moi pour ma pratique :

• De faire des économies aussi! C’est un prix imbattable par rapport au gain de temps généré. 144$ pour 2022 (environ 128 euros selon le taux de conversion). Par rapport à Doctolib, c’est 12 fois moins cher à l’année. Cela fait réfléchir, non?
• Possibilité de créer différents types d’évènement (rdv en cabinet ou visio par ex, ou différents lieux de consultation)
• Pour les visio – ajout automatique du lien de la visio (aucune action manuelle à faire de ma part)
• Gestion du paiement en ligne lors de la prise de rdv
• Possibilité d’adapter les rappels de rdv par mail ou sms
• Capacité d’avoir des emails automatiques de suivi de rdv

Calendly est donc pour moi THE outil pratique de réservation de RDV.

Le seul hic? Si vous n’êtes pas à l’aise a minima avec l’anglais, il manque quelques traductions. Je pense que je vous ferai quelques tutos sur le sujet, car j’ai passé du temps à adapter mon calendrier, alors autant partager des astuces gain de temps!